Qué cambia cuando tu organización usa Person Accounts: por qué el tipo de registro es obligatorio al crear, cómo se escriben el nombre y el apellido, y cómo ramificar un flujo según el tipo de cuenta.
Person Accounts es una función de Salesforce que combina en un solo registro los campos de una Cuenta (Account) y los de un Contacto (Contact), para representar a una persona natural en vez de una empresa.Si tu organización la tiene activada, un mismo objeto Account puede contener dos cosas distintas: empresas (Business Accounts) y personas (Person Accounts). Lo que las separa es el tipo de registro.
Esa distinción es la fuente de casi todos los problemas. Treble puede escribir perfectamente sobre una Person Account, pero una cuenta se convierte en Person Account en el momento en que se crea, y no se puede cambiar después con un bloque.
Person Accounts requiere una preparación del lado de Salesforce que es independiente de Treble. Si está incompleta, Treble no va a poder crear Person Accounts por más que se configure bien.Pídele a tu administrador de Salesforce que confirme, para el perfil del usuario con el que se conectó Treble:
1
El tipo de registro de Person Account está asignado al perfil
En Setup → Profiles → el perfil → Record Type Settings → Accounts, el tipo de registro de Person Account debe estar en Selected Record Types.
2
Está marcado como el tipo por defecto de Person Account
En la sección Business Account and Person Account Default Record Types, el desplegable Person Account Default Record Type debe tener seleccionado el tipo de Person Account.
3
El tipo por defecto de Business Account no es --Master--
El desplegable Business Account Default Record Type debe tener un valor real, no --Master--.
Recuerda la recomendación general: conecta Treble con un usuario de servicio dedicado. Si el usuario es el de una persona del equipo y alguien le cambia el perfil, la integración puede empezar a crear Business Accounts sin que nadie lo note.
Poner RecordTypeId en un bloque de acción no es suficiente. Los bloques escriben después de que el registro existe: para cuando el bloque intenta fijar el tipo, la cuenta ya se creó como Business Account, o la creación ya falló por una regla de validación.
Hay dos formas de que la cuenta nazca correctamente:
Opción 1: el tipo por defecto del perfil (recomendada)
Es la configuración de Salesforce que acabas de revisar. Si el perfil del usuario de la integración tiene el tipo de Person Account como su tipo por defecto, las cuentas que Treble cree nacen como Person Accounts, sin configuración adicional.Es la solución más robusta porque no depende de ningún flujo ni de ningún bloque.
Opción 2: fijar el tipo de registro desde la integración
Treble puede enviar un RecordTypeId fijo en el momento de la creación de cualquier Account.Escríbele a tu Customer Success Manager con el Id de 18 caracteres del tipo de registro de Person Account. Lo encuentras en Setup → Object Manager → Account → Record Types, abriendo el tipo y copiando el Id de la URL.
Es un valor fijo para todo el objeto Account. Si tu operación también necesita crear empresas (Business Accounts) desde Treble, esta opción no sirve: todas las cuentas quedarían como Person Accounts. Coméntaselo a tu Customer Success Manager antes de pedirlo.
En una Person Account el nombre funciona distinto a una cuenta de empresa:
Campo
En una Business Account
En una Person Account
Name
Es el nombre de la empresa, y se escribe directamente
No se puede escribir. Salesforce lo arma solo, juntando el nombre y el apellido
FirstName
No aplica
El nombre de la persona
LastName
No aplica
El apellido. Salesforce lo exige
Puedes escribir FirstName y LastName desde un bloque de acción, igual que cualquier otra propiedad. El campo Name aparecerá actualizado solo, a partir de los dos.
Si intentas escribir directamente sobre Name en una Person Account, Salesforce lo rechaza. Usa FirstName y LastName.
LastName es obligatorio en Salesforce para una Person Account. Si tu flujo solo pregunta el nombre, considera pedir también el apellido, o definir un valor de respaldo con tu Customer Success Manager para que la creación no falle cuando la persona no lo dé.
Cuando tu objeto Account tiene personas y empresas mezcladas, muchas veces quieres tratarlas distinto en la conversación.El patrón es leer el tipo de registro en una variable y conectar un bloque de Condiciones:
1
Lee la propiedad Record Type ID
Con el bloque de lectura, sobre el objeto Account, guarda el valor en una variable como {{record_type}}.
2
Conecta un bloque de Condiciones
Crea una condición para Person Account y otra para Business Account, y deja el caso por defecto para todo lo demás (por ejemplo, cuando la persona no existe todavía y la variable llega vacía).
No olvides el camino En todos los demás casos. Para un contacto nuevo que aún no existe en Salesforce, la variable llega vacía y no cae en ninguna de las dos condiciones.
También puedes usar el tipo de registro como jerarquía personalizada en un bloque de acción, para apuntar específicamente a la cuenta de tipo Person Account de esa persona:
Treble crea cuentas de empresa en vez de Person Accounts
El perfil del usuario de la integración no tiene el tipo de Person Account como su tipo por defecto. Revisa la sección de configuración en Salesforce al inicio de esta página.Las cuentas que ya se crearon mal no se arreglan solas: hay que convertirlas en Salesforce.
La creación falla con un error de campo obligatorio que no aparece en el formulario
Casi siempre es una regla de validación atada al tipo de registro. Como la cuenta nace con el tipo equivocado, se le aplican reglas que no corresponden.Confirma primero el tipo de registro; es muy probable que varios errores distintos se resuelvan con ese solo cambio.
Salesforce rechaza la escritura sobre Name
En una Person Account Name es un campo calculado. Escribe FirstName y LastName en su lugar.
No veo FirstName ni LastName en la lista de propiedades
Corre la sincronización de objetos. Si después de sincronizar siguen sin aparecer, escríbele a tu Customer Success Manager indicando que es una integración con Person Accounts.
Se crean cuentas duplicadas para la misma persona
Revisa el campo de búsqueda de teléfono de la integración: tiene que ser el mismo campo donde están guardados los números de tus Person Accounts existentes. Si apunta a otro campo, Treble no las encuentra y crea una nueva cada vez.Revisa también que ningún bloque tenga activado “Crear un nuevo objeto” sobre Account.